Eine Reiserichtlinie erfüllt ihren Zweck nur dann, wenn sie von den Geschäftsreisenden akzeptiert und im Berufsalltag konsequent angewendet wird. Zu starre Vorgaben führen häufig dazu, dass Mitarbeitende das Regelwerk zu umgehen versuchen. Das haben 44 Prozent der Geschäftsreisenden in Deutschland laut einer aktuellen SAP Concur-Studie mindestens einmal schon bewusst getan. Buchungen außerhalb der vorgegebenen Kanäle sind dabei im Travel Management besonders problematisch: Sie verursachen höhere Kosten, untergraben Rahmenverträge und Unternehmen verlieren Transparenz über Reiseausgaben. Auch die Fürsorgepflicht gegenüber reisenden Mitarbeitenden wird erschwert. Gute Gründe, die eigene Reiserichtlinie regelmäßig auf Praxistauglichkeit zu überprüfen, um Compliance, Wirtschaftlichkeit und Nutzerfreundlichkeit miteinander zu verbinden.
Praxistipps für alltagstaugliche Reiserichtlinien
Eine moderne Travel Policy schafft mit klaren, leicht nachvollziehbaren Regeln einen verbindlichen Rahmen und lässt dort Spielräume zu, wo sie sinnvoll sind, denn nicht jede Geschäftsreise ist gleich. Eine gewisse Flexibilität erhöht die Akzeptanz. Wird das Reiseverhalten zu sehr eingeschränkt, fühlt sich der Studie zufolge jeder vierte Geschäftsreisende weniger mit dem Unternehmen und dessen Vorgaben verbunden. Sind die Richtlinien zu dehnbar, fühlt sich jeder Zweite dazu ermutigt, seine Extravaganzen zu rechtfertigen. Anstatt Reiserichtlinien immer detaillierter auszugestalten, sollten Unternehmen ihre Vorgaben möglichst nahtlos in den Buchungsprozess integrieren. Moderne Buchungs- und Travel-Management-Systeme berücksichtigen Unternehmensrichtlinien bereits während der Reiseplanung, prüfen Budgets automatisch und leiten notwendige Genehmigungen digital ein. Wenn Systeme Unternehmensvorgaben intelligent im Hintergrund umsetzen, entsteht Compliance nahezu automatisch.
