Präzise, nachvollziehbare Reiserichtlinien und digitale Leitplanken im Geschäftsreiseprozess schaffen Orientierung – und beugen Tricksereien bei der Reisekostenabrechnung vor. Für Arbeitgeber besteht, abgesehen von gesetzlichen Vorgaben, keine Pflicht, Reisekosten in voller Höhe zu erstatten. Erstattungsansprüche sind oft durch interne Richtlinien begrenzt, etwa wenn für Flug-, Hotel- und Mietwagenbuchungen bestimmte Limits und Obergrenzen gesetzt sind. Bei Übertretungen reicht die Spanne von nachvollziehbaren Ausnahmen wie notwendiger, kurzfristiger Buchung oder überteuerter Hotelpreise zu Messezeiten bis hin zu kreativer Auslegung seitens der Geschäftsreisenden. Was viele Arbeitnehmer nicht wissen: Reisekosten, die vom Arbeitgeber nicht oder nicht in voller Höhe erstattet werden, können als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
Was steuerlich absetzbar ist – und was nicht
Fahrtkosten, Hotelübernachtungen, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten wie zum Beispiel Taxi, Trinkgelder oder Parkgebühren zählen zu den Reisekosten. Die Differenz zwischen der Erstattung seitens des Arbeitgebers und den tatsächlichen Kosten fallen steuerlich unter Werbungskosten – sofern ein paar Eckpunkte beachtet werden. Bei den Fahrtkosten kann die Kilometerpauschale nur bei Dienstfahrten mit dem eigenen Pkw geltend gemacht werden, Pauschalen beim Verpflegungsmehraufwand werden um Mahlzeiten, die während der Reise gestellt werden, gekürzt. Bei Hotelkosten kann der Eigenanteil steuerlich geltend gemacht werden, aber wenn das Hotel bewusst teuer gewählt wurde, kann auch das Finanzamt die Kosten im Einzelfall auf einen angemessenen Betrag begrenzen. Wer auf Geschäftreise bei Freunden oder Bekannten übernachtet, kann belegfrei nur vom Arbeitgeber pauschal bis zu 20 Euro pro Nacht erstattet bekommen. In der Steuererklärung sind private Übernachtungspauschalen nicht als Werbungskosten ansetzbar. Dasselbe gilt für Reisenebenkosten wie Minibar, private Stadtrundfahrt oder Kinobesuch, Strafzettel, Business-Kleidung oder Reisegepäck.
Damit das Finanzamt Reisekosten anerkennt, sind ein paar Pflichtangaben nötig. Dazu gehören Ziel, Zweck und Dauer der Reise mit Datum und Uhrzeit, genutzte Verkehrsmittel, eine detaillierte Kostenaufstellung sowie Belege. Ein steuerlicher Vorteil ergibt sich erst, wenn die Reisekosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag bei den Werbungskosten übersteigen. Insbesondere bei häufigen Geschäftsreisen kann es sich aber lohnen.
