Gesetzliche Vorgaben und andere Regularien machen Geschäftsreisen und längere Aufenthalten im Ausland mitunter komplex. Wir haben mit Julius Heintz zu aktuellen Fragestellungen gesprochen. Er ist Geschäftsführer der Deutschen Visa und Konsular Gesellschaft (DVKG). Die DVKG ist langjähriger Kooperationspartner von Lufthansa City Center und auf genau diese Themen spezialisiert.
China hat die Visabefreiung zu Dezember 2023 eingeführt. Bis zu 15 Tage dürfen sich Geschäftsreisende und Touristen ohne ein Visum in China aufhalten. Welche Erfahrung haben Sie mit der Visabefreiung nach China gemacht?
35% der Kunden führen weiterhin ein Visum durch. Folgende Gründe führen dazu:
- Die Reise dauert länger als 15 Tage
- Es ist eine Kategorie notwendig, die nicht der Visumbefreiung unterliegt
- Die Reisen sind zwischen 13 und 15 Tage in China und wollen nicht riskieren, dass wegen nicht planbarer Umstände, zum Beispiel Flugausfall, Unfall, Reiseverspätungen oder Krankheit sie die 15 Tage nicht einhalten können und entsprechend ohne Aufenthaltsgenehmigung sich in China aufhalten müssen.
- Beibehaltung des Visum Status von 12-monatiger Gültigkeit und mehrfacher Einreise
Seit vielen Jahren ist das Thema der europäischen Entsenderichtlinie für Unternehmen eine regelkonforme Notwendigkeit. In welchem Umfang wird die Entsenderichtlinie von den Unternehmen umgesetzt?
Die EU-Entsenderichtlinie wird von den Unternehmen ernst genommen. Die ausgesprochenen Sanktionen sind zu umfangreich. Beispielsweise rufen die Schweizer Behörden im Rahmen des Equal Pay Verfahrens für Falschangaben beim Gehalt bis zu fünfstellige Sanktionsbeträge auf. Unternehmen, die Subunternehmen in Frankreich einsetzen, tragen eine Sorgfaltspflicht, dass das Sub-Unternehmen und die weiter eingesetzte Sub-Unternehmenskette eine EU-Meldung und A1 Bescheinigung besitzen.
Die Anzahl der Kunden, für die wir die EU-Meldungen und A1 Bescheinigungen durchführen wächst stetig. Entsprechend ist unser Team gewachsen und wir sind als einziger konsularischer Dienstleister an allen wichtigen Standorten in Deutschland vertreten: Hamburg, Berlin, Frankfurt a. M. und München.
Wie unterstützen Sie in Zusammenarbeit mit Lufthansa City Center Unternehmen bei der regelkonformen Umsetzung?
In Abstimmung mit den Reisebüros führen wir Online-Meetings mit den Unternehmen durch. Wir erläutern die Zielsetzung der Entsenderichtlinie mit den Themen der EU-Meldung und der A1 Bescheinigung. Wir beraten Unternehmen unter anderem dazu, wie die Reisenden mithilfe technischer Lösungen zielsicher und regelkonform auf Reisen gehen – z.B. Single Sign On (SSO), automatisierte E-Mail-Info nach Reisebuchung mit dem Hinweis und einen Link auf den Antragsprozess, der für die bevorstehende Reise notwendig ist. Wir stellen den Unternehmen, unabhängig der Unternehmensgröße, ein Portal zur Verfügung, in dem die Richtlinien in Form von Entscheidungsbäumen hinterlegt sind. Dieses sichert eine intuitive Nutzung und Durchführung der Beantragung. Die Antragsprozesse sind selbsterklärend und können von jedem Reisenden eigenständig durchgeführt werden.
Was besagt die EU-Entsenderichtlinie?
Mit der Entsenderichtlinie möchten die EU & EFTA Staaten ein Lohn- und Sozialdumping innerhalb Europas vermeiden. Dazu gehört auch die Einhaltung der gesetzlichen Urlaubstage und der Arbeitszeitenregelung.
Mit Blick auf die soziale Sicherheit hat sich ein Unternehmen, das einen Arbeitnehmer in einen anderen Mitgliedstaat entsendet, vor der Entsendung an den zuständigen Träger der sozialen Sicherheit im Herkunftsmitgliedstaat zu wenden. Der Träger hat dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung A1 auszustellen, aus der hervorgeht, welche mitgliedstaatlichen Rechtsvorschriften der sozialen Sicherheit für den Arbeitnehmer während der Entsendung gelten.
Um die Einhaltung der Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen für entsandte Arbeitnehmer zu überwachen, fordern die EU&EFTA Staaten eine Erklärung gegenüber den zuständigen nationalen Behörden spätestens zu Beginn der Entsendung, in der Schweiz spätestens acht Tage vor der Entsendung, die einschlägige Informationen zur Kontrolle der Arbeitsbedingungen des entsandten Arbeitnehmers enthält. Folgende Informationen sind i.d.R. anzugeben:
- die Identität des Dienstleistungserbringers
- die voraussichtliche Zahl klar identifizierbarer entsandter Arbeitnehmer
- den Ansprechpartner und die Kontaktperson des Dienstleistungserbringers
- die voraussichtliche Dauer der Entsendung, einschließlich des vorgesehenen Anfangs- und Enddatums
- die Anschrift(en) des Arbeitsplatzes
- die Art der die Entsendung begründenden Dienstleistungen
- eine Person, die gegenüber den zuständigen Behörden des Aufnahmemitgliedstaats als Ansprechpartner fungiert
- eine Kontaktperson, die als Vertreter fungiert (Repräsentanz), durch den die einschlägigen Sozialpartner versuchen können, den Dienstleistungserbringer zur Aufnahme von Kollektivverhandlungen im Aufnahmemitgliedstaat zu bewegen.
Die EU&EFTA Staaten haben individuelle Sanktionen erstellt, wenn die Entsenderichtlinie nicht berücksichtigt wird. Grundsätzlich nehmen die Kontrollen in den EU&EFTA Staaten zu. Im Jahr 2023 wurden in der Schweiz 25 % der entsandten Reisenden (inkl. Geschäftsreisen, Dienstreisen) kontrolliert.
Wer benötigt die A1 Bescheinigung und EU-Meldung?
Alle Arbeitnehmer, die vom Arbeitgeber entsendet werden, benötigen stets einen Sozialversicherungsnachweis und nach den Regularien der Destination eine EU-Meldung. Eine Entsendung liegt bereits vor, wenn der Arbeitnehmer auf Anweisung des Arbeitgebers die Grenze zu einem anderen Staat überquert und z.B. an einer Messe oder einem Geschäftstermin teilnimmt.
Wie wird die Meldung durchgeführt?
Die Aufnahmemitgliedstaaten stellen sehr unterschiedliche Systeme und Prozesse für die EU-Meldung zur Verfügung. Es gibt 31 EU&EFTA Staaten, jedoch 47 EU-Meldeanträge. Es gibt in 29 Staaten über 200 Regularien die zu der Verpflichtung führen, eine EU-Meldung durchzuführen. In manchen Staaten ist eine Registrierung notwendig, um eine Meldung durchzuführen. In manchen Staaten ist die Registrierung mit Hürden verbunden, u.a. Authentifizierungsdateien, eine Registrierung für das gesamte Unternehmen oder Handelsregistereintragungen.
Welche Leistungen bietet die DVKG neben Visabeschaffung und EU-Meldungen an?
Die DVKG als konsularischer Dienstleister ist breit aufgestellt. Neben allen Arten von Visa, begleiten wir Antragsteller bei EU-Meldungen, A1 Bescheinigung und Sozialversicherungsanträgen, Immigration, Legalisation und Workation. Mit dem Portfolio sind wir für viele Unternehmen interessant. Des Weiteren haben wir unsere Dienstleistung globalisiert. Wir begleiten Antragsteller aus allen Ländern in alle Länder bei der Visum Beantragung, EU-Meldung und A1 Bescheinigung. Globale und multinationale Unternehmen aus ganz Europa nutzen unsere Dienstleistung unter der Marke Global Consular Services. Die Sprachauswahl haben wir angepasst, neben Deutsch und Englisch ist die Seite auch auf Französisch, Spanisch und Italienisch zu nutzen.
Vielen Dank für das Gespräch!
