Die Vereinfachung von typischen Geschäftsreisen durch den Wegfall der obligatorischen A1-Bescheinigung ist beschlossene Sache in der EU. Jetzt hat auch der Rat der Europäischen Union grünes Licht für die Reform gegeben – und es wurde erstmals genauer definiert, wann eine Geschäftsreise unter die Ausnahme fällt und wann weiterhin eine A1-Bescheinigung nötig ist. Als Geschäftsreise gelten zeitlich begrenzte Tätigkeiten im geschäftlichen Interesse, bei denen keine Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht werden. Dazu zählen beispielsweise Meetings, Konferenzen, Seminare und Schulungen. Für solche Reisen wird die A1-Meldung entfallen. Die Ausnahme greift zudem nur bei kurzen Aufenthalten von maximal drei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen.
Die Abgrenzung ist für Unternehmen entscheidend, denn nicht jede Reise, die intern als Geschäftsreise gilt, fällt auch unter die neue EU-Definition. Wer im Ausland eine Dienstleistung erbringt oder Waren liefert, kann die Geschäftsreise-Ausnahme nicht in Anspruch nehmen. Das heißt, beispielsweise Bau-, Installations-, Wartungs- und Reparaturarbeiten bleiben grundsätzlich vom ersten Tag an A1-pflichtig.
Die Neuregelung gilt nicht sofort. Als nächster Schritt wird die Verordnung im Amtsblatt der EU veröffentlicht. Nach Inkrafttreten Ende 2026 haben die Mitgliedsstaaten und Sozialversicherungsträger 24 Monate Zeit, ihre technischen Systeme und nationalen Prozesse anzupassen. Erst danach entfällt die A1-Pflicht offiziell, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Bis dahin müssen Unternehmen die bisherigen A1-Vorgaben weiterhin beachten.
